Manajemen Pengadaan

Manajemen Pengadaan

—  Tugas dari manajemen pengadaan adalah:

—   Menyediakan input (barang dan jasa) yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan.

—  Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi dan sebagainya)

—  Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel.

Bagian Pengadaan

—  Klasifikasi bagian pengadaan secara umum:

—  Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi

—  Capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang lainnya)

—  Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dan sebagainya               

               

                Banyak sekali produk atau perangkat (bahan jasa) yang diperlukaan oleh sebuah proyek agar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Mulai dari perangkat proyek sendiri seperti kertas, komputer, aplikasi, alat-alat kantor, bensin/transpotasi, akomodasi dan lain-lain. Hinga material atau bahan yang diperlukaan untuk menciptakaan output yang dihasilakan: misalnya kabel, router, switch, komputer server, telecommunication provider, komputer dan modem untuk membangun sebuah jaringan .

               

Istilah Bagian Pengadaan

—  Purchasing Management  → Supply Management

—  National Association of Purchasing Management (NAPM) → Institute for Supply Management (ISM)

—  International Federation of Puchasing and Materials Management (IFPMM) → International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM)

Manajemen Risiko

Manajemen Risiko

Risiko adalah suatu kejadian yang belum pasti terjadi.

Contoh :

Risiko kebakaran berpotensi terjadi di lingkungan sebuah proyek. Apabila terjadi, maka akan berdampak pada jiwa, lingkungan, aset, keberlangsungan proyek, dan lain sebagainya.

Kegiatan mengelola risiko

•       Melakukan identifikasi berbagai risiko yang mungkin akan timbul.

•       Mengikuti perkembangan risiko yang telah diidentifikasi.

•       Memonitor risikok yang masih ada.

•       Mengidentifikasi risiko tambahan.

•       Menjalankan rencana respon (tindakan) terhadap risiko (risk response) apabila risiko terjadi.

•       Mengevaluasi efektivitas respon terhadap risiko sepanjang siklus hidup proyek.

Sasaran manajemen risiko

•       Manajemen memungkinkan terjadinya risiko dengan melakukan langkah – langkah mitigasi.

•       Mengkaji dan menghitung dampak apabila risiko tidak dapat dihindari.

•       Menekan dampak risiko.

•       Menetapkan langkah kontinjensi apabila risiko terjadi.

•       Menunjuk penanggung jawab atau risk owner dari masing – masing jenis risiko.

Risiko – Risiko Proyek

•       Bidang Risiko adalah suatu bidang khusus yang harus diperhatikan pada waktu menutup kontrak proyek.

•       Oleh karena itu, perlu digariskan batas yang jelas antara risiko yang menjadi tanggung jawab sang pemberi tugas dan yang ditanggung oleh pelaksana proyek.

Jika sifat resikonya tidak diketahui benar oleh kedua belah pihak

•       Akan terjadi :

•       Menghilangnya perincian – perincian

•       Kecelakaan personalia

•       Kecurangan – kecurangan

•       Timbulnya pertikaian antara kedua belah pihak

•       Akibat – akibat pertikaian yang terjadi di tempat lain

Contoh kasus

•       Misalnya siapakah yang akan bertanggung jawab atau menanggung risiko pengunduran proyek?

•       Karena kerugian yang didapat atau diderita bisa berjumlah berjuta – juta rupiah, risiko tertentu bisa diasuransikan

•       Solusi untuk kasus itu adalah para pihak kepentingan  harus mencapai kata sepakat. Sang pemimpin proyek, harus menentukan pada pemberian bentuk pelaksanaan, dimana terletaknya risiko dan harus memberikan saran – saran untuk menghindarinya

Manajemen Komunikasi

Manajemen Komunikasi

Aktivitas komunikasi juga dapat terlihat pada setiap aspek dalam kehidupan sehari hari manusia yaitu sejak bangun tidur di pagi hari sampai dengan manusia beranjak tidur di malam hari. dari hasil penelitian yang menyatakan bahwa persentasi waktu yang digunakan dalam proses komunikasi adalahy sangat besar, berkisar 75% sampai 90% dari jumlah kegiatan. Dalam proses komunikasi tersebut 5% nya digunakan untuk menulis, 10% untuk membaca, 35% untuk berbicara, dan 50% untuk mendengar (Jiwanta, 1982).

Hal tersebut membuktikan betapa vitalnya komunikasi dalam tatanan kehidupan social manusia.

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi.  Maksudnya setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.

Dalam aplikasinya langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.
2. Langkah kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.
5. Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator

Rencana Komunikasi

Tujuan atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik. Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif), membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Proses utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :

´  Informasi, termasuk format, isi dan level detail

´  Siapa penerima dan pembuat informasi

´  Perencanaan sumber daya manusia

´  Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi

´  Merangkum kebutuhan dan keinginan klien

´  Merinci unit unit pekerjaan

´  Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi

´  Membuat estimasi biaya

Distribusi informasi

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

– Rapat-rapat (meetings).

– Distribusi dokumen berupa hardcopy.

– Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Pelaporan performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

Ø  Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.

Ø  Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin.

Ø  Mengadakan evaluasi akhir proyek

Ø  Mengkaji apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki