Manajemen
Waktu
Manajemen
waktu sangat berperan penting dalam tercapainya atau terlaksananya suatu
proyek.
Bagi
sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia
modern, waktu sering disamakan dengan uang. Begitu juga halnya dalam sebuah
proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi. Dapat dikatakan bahwa factor
utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya
keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat
berkelanjutan. Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan
penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas
utama pengelola dan pemimpin proyek.
Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek
dan anggotanya
Memastikan proyek dan kegiatan yang berada pada
jalur kritis (critical path) selesai sesuai jadwal karena proyek yang tidak
selesai tepat waktu dapat mengalami kerugian secara ekonomis.
Input utama adalah WBS yakni kesepakatan
mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:
- Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.
- Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.
- Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.
- Estimasi targer waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).
- Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.
- Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.
- Kegiatan 1 sampai dengan nomer 5 dilakukan ketika merencanakan jadwal sementara kegiatan nomer 6 dijalankan seiring dengan proses eksekusi proyek dan terkait dengan fungsi monitoring dan controlling.
Proses utama terkait manajemen
waktu proyek
Pada tahap perencanaan:
Ø Menyiapkan
daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work
packages). Paket pekerjaan adalah kegiatan paling spesifik dari WBS. Setiap
paket pekerjaan memiliki hasil kerja (deliverables) yang dapat diukur dan
diverifikasi.
Ø Menyusun
urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram,
yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing
aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola
hubungan yaitu:
•
Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian
dilanjutkan dengan kegiatan B.
•
Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga
kegiatan B dapat selesai.
•
Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga
kegiatan B dapat dimulai.
•
Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan
B dapat selesai.
Ø Keterkaian
antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory
(hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B
dapat dimulai.
Ø Teknik
lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu
tunggu/perlambatan).
Ø Berdasarkan
daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya
manusia, material dan peralatan.
Ø Langkah
berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.
